Gesucht wird zur Verstärkung unseres Teams im Fachbereich 2.3 „Einstufung von Gefahrstoffen und -gütern“ in Berlin-Steglitz zum 01.10.2025 ein*e

Sekretär*in (m/w/d)

Entgeltgruppe 5 TVöD
unbefristetes Arbeitsverhältnis
Vollzeit/teilzeitgeeignet

Die Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM) ist eine wissenschaftlich-technische Bundesoberbehörde mit Sitz in Berlin. Als Ressortforschungseinrichtung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie forschen, prüfen und beraten wir zum Schutz von Menschen, Umwelt und Sachgütern. Im Fokus unserer Tätigkeiten in der Materialwissenschaft, der Werkstofftechnik und der Chemie steht dabei die technische Sicherheit von Produkten und Prozessen.
Werden Sie Teil unseres Teams von engagierten Mitarbeitenden!

Ihre Aufgaben:

• Führen des Fachbereichssekretariats: Administrative Unterstützung der Fachbereichsleitung und der wissenschaftlichen Mitarbeitenden bei administrativen Aufgaben
• Büroorganisation: Verwaltung des Sekretariats einschließlich Terminplanung, Korrespondenz und Aktenführung
• Kommunikation: Ansprechpartner*in für interne und externe Anfragen, Koordination von Meetings und Veranstaltungen
• Dokumentenmanagement: Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten, Berichten und Präsentationen
• Finanzverwaltung: Unterstützung bei der Budgetplanung und -überwachung, Bearbeitung von Rechnungen und Reisekostenabrechnungen
• Projektunterstützung: Mithilfe bei der Organisation und Durchführung von wissenschaftlichen Projekten und Veranstaltungen
• Datenpflege: Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Verzeichnissen
• Vor- und Nachbereitung sowie Organisation von Workshops, Seminaren und Tagungen auf nationaler und internationaler Ebene
• Ausbildung von Auszubildenden und Praktikant*innen

Ihre Qualifikationen:

• Eine mit mindestens befriedigend abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte*r für Bürokommunikation oder vergleichbar
• Erfahrung im Führen eines vergleichbaren Sekretariates ist von Vorteil
• Erfahrung in der Vor-Ort-Ausbildung ist wünschenswert
• Sehr gute PC-Kenntnisse, insbesondere in Microsoft Office
• Fortgeschrittene SAP-Kenntnisse sind von Vorteil
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch ist zwingend erforderlich, gute Englischkenntnisse sind wünschenswert
• Sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement sowie hohes Organisationsvermögen
• Gutes Kommunikations- und Informationsverhalten, zielorientierte und strukturierte Arbeitsweise, Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft, Belastbarkeit sowie Zuverlässigkeit

Unsere Leistungen:

• Einen krisensicheren Arbeitsplatz in der Bundeshauptstadt
• Offener Willkommenskultur, einem zertifiziert familienfreundlichen Arbeitsklima, regelmäßigen Feedbackgesprächen und kompetenten Ansprechpersonen, Nachhaltigkeit (u. a. Zuschuss zum Job-Ticket)
• Gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben [Work-Life-Balance] (Möglichkeit des mobilen Arbeitens, flexible Arbeitszeitgestaltung, 30 Tage Urlaub sowie Inanspruchnahme bis zu 12 Zeitausgleichstagen im Jahr sowie Teilzeitmöglichkeiten)

Ihre Bewerbung:

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsmanagementsystem bis zum 31.08.2025. Alternativ können Sie Ihre Bewerbung zur Kennziffer 146/25-2.3 auch per Post an folgende Anschrift senden:
Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung
Referat Z.3 - Personal
Unter den Eichen 87
12205 Berlin
www.bam.de
Fachliche Fragen zu dieser Position beantworten Ihnen gerne Frau Dr. Michael-Schulz unter der Telefonnummer +49 30 8104-1230 bzw. per E-Mail unter Heike.Michael-Schulz@bam.de.
Die BAM fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Bewerbungen von Frauen begrüßen wir daher besonders. Gleichzeitig sind wir bestrebt, die gesellschaftliche Vielfalt widerzuspiegeln. Daher ist jede Bewerbung, unabhängig von ihrem Geschlecht, ihrer kulturellen oder sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung oder sexuellen Identität herzlich willkommen.
Darüber hinaus hat die BAM sich die berufliche Teilhabe von schwerbehinderten Menschen zum Ziel gesetzt. Hinsichtlich der Erfüllung der Ausschreibungsvoraussetzungen erfolgt eine individuelle Betrachtung. Schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Die ausgeschriebene Stelle setzt ein geringes Maß an körperlicher Eignung voraus.

Die BAM ist seit 2015 als familien- und lebensphasenbewusste Arbeitgeberin durch das „audit berufundfamilie” zertifiziert und unterstützt aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.